Dear?Mr?英語でビジネスメールを書くときの宛名の書き方

英文メール作り方
2015.07.14

オンライン英会話

みなさんはビジネスの場で英語のメールを書くことになり、宛名のつけ方で悩んだことはありませんか?
相手の名前がわからなかったり、お客さん相手のメールだったり、様々なシチュエーションがあるでしょう。
今回は英語で宛名を書いたことがない、うまくかけるか不安、という人のために使える英語のビジネスメールの宛名の書き方と敬称のルールを紹介します!

日本語の頭語にあたる部分の一般的な使い方

頭語は日本語では「拝啓」「前略」と決まっているように、英語のビジネスメールも決まった形式があります。

日本語のビジネスメール 英語のビジネスメール
 ◯◯カンパニー
営業部
◯◯様

Dear ◯◯,

上記を見て、拍子抜けをした人もいるかもしれません。
英語のメールはビジネスメールにしても、友達宛にしても、なるべく個人名を使うことが好ましいとされます。
どうしても名前などがわからないときは部署、部署がわからないときは会社名を書きましょう。
以下がDear ◯◯,に入るべき言葉の優先順位です。

1. 担当者個人名
2. 部署
3. 会社名

担当者が不明なときの正しい頭語の書き方は?

 

それでは相手の名前がわからない場合はどう書くのでしょうか。

相手の部署や役職が分かっている場合:
Dear 部署/役職, 
例:Dear Sales Manager,
部署/役職の例:
・Chief Executive Officer 最高責任者
・Chief Operating Officer 最高業務執行責任者
・Chief Financial Officer 財務担当責任者
・Executive Director 専務取締役
・Sales Manager 営業部長
・Director of HR 人事部長
・Customer Service カスタマーサービス

担当者が不明な場合:
Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,

お客様に送る場合:
Dear Customer,

複数人のときの正しい頭語の書き方は?

相手の名前はわかるけど、複数人のときはどう書くのでしょうか。

複数の知らない人に送る場合:
Dear all, 
Hi everyone,

複数の名前が分かる人に送る場合:
2人の時:Dear 名前 and 名前,
例:Dear Bart and Marge,

3人の時:Dear 名前, 名前 and 名前,
例:Dear Bart, Marge and Homer,

夫婦に宛てた場合:Dear Mr. and Mrs. 姓,
例:Dear Mr. and Mrs. Simpsons,

お客様に送る場合:
Dear Customer,

コピペでOK!間柄や状況別の頭語の記載の仕方を紹介

英文メール 宛名

頭語のあとにコンマ (,) かコロン (:) を入れることは共通ですが、頭語は相手との距離感によって変化します。

取引先や上司、お客さんの場合:「Dear + 敬称 (Mr., Ms., Mrs., Miss.) + 姓 (Last Name)」

まずMr., Mrs., Ms.のおさらいをしましょう。

・Mr. 既婚、未婚関係なく男性全般
・Ms. 既婚、未婚関係なく女性全般
・Mrs. 既婚女性
・Miss. 未婚女性
※アメリカでは最近は女性はMs.に統一されています。

名前の書き方は、日本語だと相手の姓だけではなく、下の名前も書く人も多いでしょう。しかし英語のメールでは敬称のあとに相手の名前を書くのは一般的ではありません。

例:Simpson (姓) Homer (名前)
◯   Dear Mr. Simpson,
△   Dear Mr. Simpson Homer,
×    Dear Mr. Homer,

ある程度親しい相手の場合:「Dear + 名前 (First Name)」

ビジネスメールでも、付き合いが長く、ある程度親しい間柄の人であれば敬称 (Mr., Ms, Mrs.)は抜かしましょう。英語では姓を敬称なしで使うことはありませんので、ここでは名前 (First Name)を使ってください。

例:Simpson (姓) Homer (名前)
◯   Dear Homer,
×    Dear Simpson Homer,
×    Dear Simpson,

親しい部下や同僚の場合:「Hello + 名前 (First Name) / Hi + 名前 (First Name) / 名前 (First Name)」

これはかなりカジュアルな場合です。仲の良い相手に使いましょう。
日本語では姓 (Last Name)での呼びかけは普通ですが、英語では姓 (Last Name) で呼びかけるのはよそよそしいのでやめましょう。

例:Simpson (姓) Homer (名前)
◯   Hi Homer,
◯   Hello Homer,
◯   Homer,
△       Homer Simpson,
×  Hi Homer Simpson,
×  Hello Homer Simpson,
×  Hi Simpson,
×  Hello Simpson,
×  Simpson,

間違えても取引先の相手や上司にこの形式でメールを送らないようにしてください!

いかがだったでしょうか。
英語の宛名はパターンさえ覚えてしまえばとても簡単です!今回紹介したフレーズと単語をうまく組み合わせて、会社でも一目置かれちゃいましょう!

 

細かいマナーは、書き出しでつまずかない!英文メールの宛名のマナー決定版も参考にしてください。

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