英語のメール作成に困っている人必見!ビジネスで使える英語の定型文5選

英文メール作り方
2015.07.03

英語のメール作成を効率的に進める方法とは?

「最近仕事で外国人と取引するようになった」という方が増えたと思います。もちろん英語で会話することも大変かと思いますが、ビジネスメールを英語で作成することに苦労を感じている人も多いのではないでしょうか。0から英文メールを作成するのに一苦労、、、という方!メール作成を効率的に進めるためにはたった3つのポイントを押さえれば大丈夫です!

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英文メール作成の効率をあげる3つのポイント

1.挨拶と自己紹介は最小限に控える

 私たち日本人は、「お疲れ様です」、「お世話になっております」等の決まり文句や、時候の挨拶を礼儀として文頭に置きます。しかし、それは英文メールでは必要ありません。英文メールでの書き出しは、「こんにちは」程度の軽めの挨拶のみで十分です。それと同様に、文頭で2,3文にも渡る長い自己紹介をする必要もありません。自分を名乗るときは、簡潔に、「I’m a reporter with ABC company.(私はABC会社の記者です。)」くらいにして本題に入りましょう。

挨拶についてもっと知りたい方は、英文メールの基本の書き方を紹介!覚えておきたい初めの挨拶文の書き方とは?をご覧ください。

2.曖昧な表現を避け、的確に必要なことを伝える

英文メールでは、YESかNOをはっきりさせましょう。「最善を尽くします」というのではなく、「どこまでならやれるのか」「なぜ無理なのか」を正確に伝えましょう。締切も、「なるべく早くお願いします」と頼むのではなく、「○月○日までにお願いします」と日付を明確にして伝えたほうが、後回しにされずに、自分の予定通りに仕事をこなすメリットにも繋がります。私たち日本人は、言葉を濁してしまうことが多々あるかもしれませんが、ビジネスにおいて自分の意見をきちんと伝えるのは大切なことですよね。英文メールも同じことです。

3.文中で使える英文メール定型文5選

以下の定型文は、英文メールでよく使われています。「どのように表現したらいいかわからない」と感じた時は、これらを使ってみましょう。

  • It is that 主語+動詞 (that以下に重要な内容を書くことで、強調され伝わりやすくなります。)
  • as follows 「以下の通りです」例:The reasons are as follows.
  • Attached is our document.  「わが社の資料を添付しました。」
  • I would like to do 「~したいと思います。」(丁寧さはあるのでよく使われる表現ですが、もし、~したいという欲を強く押し出す時は、wantを使うと良いです。)
  • I look forward to hearing from you.  「お返事お待ちしております。」

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メール書き出しに使える定型文:送信編

以下の定型文を用いて、メールを送信してみましょう。

  • I am writing to 動詞 「私は~のために書いています」
  • I am interested in your ~ 「私はあなたの~に興味を持っています」
  • I’d like to know more about ~ 「私は~についてもっと知りたいと思っています」

メール書き出しに使える定型文:返信編

以下の定型文を用いて、メールに対して返信してみましょう。

  • I am writing in response to the proposal you sent me last week. 「先週あなたから頂いたメールに返信します」
  • I am sorry for my delayed reply. 「お返事遅くなり申し訳ございません。」
  • I am happy to hear… 「…が聞けて光栄です。」
  • Thank you for 名詞 「~についてはありがとうございました。」

いかがでしたか?英文メールもテンプレートを活用することで、スムーズに書くことができます。時間を有効に使いましょう!

署名は、日本と欧米のキャリア観の違いがみえる!メールの署名を比べてみたを参考にしてくださいね。

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