書き出しでつまずかない!英文メールの宛名のマナー決定版

英文メール作り方
2015.08.17

英文メールを作成しようと思ったら、「相手の名前はどう書けばいいんだっけ?」といきなり手が止まってしまうことはありませんか?

まだ本題に入る前なのに、「ここで失礼があってはいけない!」と毎回迷うのは、もうやめにしたいですよね(>_<)

今回は、スラスラとメールを書き始められるように、冒頭礼辞のマナーを紹介しましょう!

Dearの後に何を書く? これで間違いのない礼辞のマナー

dear

Dear ◯◯: は、日本語の拝啓や謹啓などに当たる書出しの挨拶です。

最初に良い印象を与えるために、とても大事な挨拶です。

細かいルールはたくさんありますが、
しっかりとマナーを身につけて失礼のないメールを作成できるようになりましょう。

「Dear ◯◯」の後ろに付ける記号

Dear ◯◯ の後は、英国式の場合はコンマ(,)を使い、米国式の場合はコロン(:)を一般的に使われています。
セミコロン(;)は、使われないので注意しましょう!

◯ Dear Mr. Smith, (英国式)

◯ Dear Ms. Johnson: (米国式)

×  Dear Miss. Browns;

性別によって使い分けよう

Dear?Mr?英語でビジネスメールを書くときの宛名の書き方 でも紹介されているように、
日本語書簡と異なり、男・女、単・複数の違いなど様々な規則があり、かなり複雑ですよね。

復習しておくと、

・Mr. 既婚、未婚関係なく男性全般
・Ms. 既婚、未婚関係なく女性全般
・Mrs. 既婚女性
・Miss. 未婚女性
※アメリカでは最近は女性はMs.に統一されています。
※基本的には、Mr. などの後には姓のみを記載するのが一般的です。

また、日本の名前人の「じゅん」「かおる」「つばさ」のように、男女共通で使われる名前は英語でも存在します。

例えば、”Samantha” “Alex” “Dakota” “Kimberley” などが代表的な名前です。

フルネームは通常使われませんが、相手の性別がわからない場合は、敬称なしでフルネームを使う特別なケースもあります。

Dear Samantha Smith, (英国式)
Dear Kimberley Johnson: (米国式)

団体に送るメールは?

会社や団体に宛てる場合は原則として、
英国式で Dear Sirs, または米国式で Gentlemen: 又は Dear Sirs: とし、
いずれも男性複数とします。

その団体に女性1人が所属していても、男性複数になりますでの気をつけてください。

 

どのように作成するのか、記載マナーと注意事項

注意

Dear Sir/Madam: と To Whom It May Concern はどう使い分ける?

Dear Sir/Madam: は、失礼には当たりませんが、少し古風な印象を与えてしまうかもしれません。
フォーマルすぎて冷たい印象を持たれてしまうこともあります。

To Whom It May Concern: は、宛名がわからない時に最も多く使われています。

一般的ですが、本当に読んでほしい人に届いてるかの保証はありません。

迷惑メールなどに使われていることも多いので、勘違いされて大事なメールをスルーされてしまうことも考えられます!

やはりDear ~: にしたほうが丁寧

To Whom It May Concern: は、一般化してしまっているので、
読んでほしい人をできるだけ特定しておきましょう。

ビジネスの場では、担当者名などがどこかに記載されていることがあるので、
しっかりとリサーチをしてから送信した方が、身のためです。

これで良い印象を与えることもできるはずです!

どうしても名前がわからない場合は、相手の部署や役職を代わりに記載しておくのも手です。

Dear?Mr?英語でビジネスメールを書くときの宛名の書き方 に詳しく紹介されています。

 

間違いやすいポイント?

”to whom it may concern: ”のどこを大文字にする?

To Whom It May Concern: と単語の最初の文字は大文字にしましょう。

本や映画のタイトルと同じように、すべての単語を大文字スタートにします。

送り先の名前の代わりに使っているものなので、大文字にすると考えられているようです。

“Dear Mr John Smith:” とフルネームを入れれば丁寧?

そんなことはしてはいけません。

Dear Mr. John Smith のように、
敬称(Mr./Ms.等)とファーストネームを組み合わせて使うことは基本的にはしません。

Dear Mr. Smith, がベストですが、Dear John Smith: でも失礼にはなりません。

ルールが多くて混乱してしまいますが、マスターすればネイティブに一歩近づきます!


いかがでしょうか?

メールの顔とも言える冒頭礼辞で、良い印象を与えてみてください。
ネイティブな表現を使って、まわりとの差を見せつけましょう!

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