英文メールの基本の書き方を紹介!覚えておきたい初めの挨拶文の書き方とは?

英文メール作り方
2015.07.14

みなさんは英文メールの書き出しで迷った事はありませんか?
今回は英文メールの挨拶を書くときの注意点やそのままコピペで使える挨拶文を紹介します。

英語でメールを書くときの挨拶文とは? 日本語メールみたいな定型文はあるの?

英文メール 冒頭

日本語ではメールの冒頭に季節の挨拶や自己紹介など決まった定型文を入れる事が一般的です。

ビジネスメールの挨拶文
  • いつも大変お世話になっております。
  • いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。
  • 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 初めてメールをお送りいたします。
  • おつかれさまです。

日本語でしたら上記のように相手や内容によって挨拶文は変わります。

英語の挨拶文は日本語のよりシンプルです!
それではどのような内容を挨拶文に書くのでしょうか。
ここでは英文メールの冒頭部分の構成を紹介します。

自分からメールを送る場合の構成例:

Dear ◯◯, <宛名, 挨拶>

My name is ◯◯ and I work for ◯◯. <自己紹介>

I am sending this email regarding ◯◯. <本文の要件>
<本文>

返信の場合の構成例:

Hello ◯◯, <宛名, 挨拶>

Thank you very much for your quick response. <挨拶>

I have several questions about the meeting. <本文の要件>
<本文>

上記のように、英文メールだと宛名のところで”Dear”や”Hi”が入っているため、挨拶文は省き、すぐに本文の要件を説明する場合があります。
英文メールの挨拶文は感謝の気持ちやお詫び、本文の要件などを1行で書くことが多いです。

使ってはいけない挨拶文って?

英文メール 冒頭

それではどのような内容を英文メールの挨拶文に書いてはいけないのでしょうか。

長い挨拶文は避けよう!

英語は小論文でも序論で最初に主張や意見を書きます。メールの場合も、最初の方にメールの要件を書く必要があるため、冒頭に長々と挨拶文を書くのは避けましょう。

悪い英文メールの冒頭の例:

Dear ◯◯, <宛名>

How are you doing? Thank you very much for attending the information session on May 3rd. Cherry blossoms will bloom soon, and I hope you are getting used to the warm weather. <挨拶文>

I would like to inform you a new ・・・ <本文>

上記の英文メールは挨拶文が長すぎます。
ここでは、”Thank you very much for attending the information session on May 3rd”の1行だけ書けば十分です。
他に伝える要件がある場合のメールは挨拶文は1行で済ませ、本題にすぐ入りましょう。

しかし挨拶文を長く書く例外もあります。
新年の挨拶など、挨拶文が本題と同じくらい重要な場合は長く書いても大丈夫です。

長い挨拶文がokな場合の冒頭の例:

Dear friends, <宛名>

Thank you for replying to my message! As you celebrate Christmas with your family and loved ones, I wish you peace and joy and a very meaningful year ahead. <挨拶文>

To start this wonderful year, I would like to provide more information about the party on ・・・ <本文>

Good morning. Helloなどは挨拶文に入れないようにしましょう

Dear ◯◯,と宛名に書いた場合は、”Dear”が”Hello”と同じ意味なので、挨拶文で再び書く必要はありません。
重複にならないようにしましょう。

コピペして編集すればOK!挨拶文の一覧

英語 挨拶文

それでは実際にどのような挨拶文があるのでしょうか。
ここで紹介した挨拶文は宛名と本文の間に上下を1行空けて書きましょう。

感謝の気持ちを述べる場合:

・Thank you for contacting ◯◯ (会社名).
◯◯にご連絡ありがとうございます。

・Thank you for your prompt reply.
素早い返信をありがとうございます。

・I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきありがとうございました。

・Thanks for getting back to me.
返信ありがとうございます。

・Thank you very much for your help.
助けていただきありがとうございます。

・I appreciate you for arranging your schedule.
スケジュールを調節してくれてありがとうございます。

・Thank you very much for visiting our office.
オフィスにご訪問いただきありがとうございます。

英文でお礼メールを送る際のポイントと定型文も参考にしてください。

返信が遅れた理由を説明する場合:

・Sorry for my late reply.
返信が遅れて申し訳ございません。

・Please excuse my lack of prompt reply.
迅速に返信できず、申し訳ございません。

何かを依頼したい場合:

・If possible, I’d be grateful if you could ◯◯.
もしよろしければ、◯◯して いただけると幸いです。

・I would appreciate if you could ◯◯.
◯◯をしていただければ感謝します。

・I would request ◯◯.
◯◯を依頼します。

・Could you please confirm ◯◯?
◯◯の確認をお願い致します。

返信を催促するときは、返事が来ない!英文でのメール催促の仕方10選をご覧ください。

初めての相手にメールをする場合:

軽く自己紹介を1行でしてから、メールの要件を述べてください。

自己紹介方法:
・My name is ◯◯ (名前) of ◯◯ (会社名).
私は◯◯会社の◯◯です。

もっと詳しく知りたい方は、わかりやすい英文メールでの自己紹介の仕方をご覧ください。

要件の述べ方:
・I write in response to ◯◯.
◯◯の返答について書いています。

・I am writing regarding ◯◯.
◯◯について書いています。

・I am contacting you because ◯◯.
◯◯について連絡を差し上げます。

いかがでしたか?
今回紹介したフレーズを使い、挨拶文はシンプルにさっと書いてしまいましょう!

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